О порядке передачи документов предприятия в архив

Все бумаги личного состава, и те, которые имеют постоянные сроки и временные для их последующего хранения, необходимо передавать на хранение в архивное учреждение.

Дела передаются только после создания описи документов в архив и в соответствии с созданным зав. архивом графиком, который согласуется с руководящим лицом структурных подразделений, а после передается на согласование руководителю предприятия.

Так же совместно со всеми делами в архивы передаются контрольные картотеки регистраций делопроизводственного отдела предприятия. Однако следует учитывать то, что те документы, которые относятся к временным, то есть до десятилетнего периода хранения не передаются в архивное учреждение.

Как проходит прием бумаг в архиве? При приеме бумаг, работник архивного учреждения предприятия должен проверить наличие каждого документа с составленной описью, а так же проверить грамотность оформления и формирования бумаг в дела. После того, как провелась сверка бумаг, зав архивом обязан поставить роспись в акте о приеме документов во всех годовых разделах описи, с указанием даты приема бумаг и их количества. Один из подписанных экземпляров описи необходимо передать назад, в предприятии, а остальные следует оставить в архивном учреждении.

Взаимодействие гос архива со всеми коммерческими архивными учреждениями проводиться исключительно на договорной основе, где прописываются все обязанности каждой из сторон, весь состав передаваемых бумаг, а так же указываются сроки и порядок передачи бумаг на депозитное и постоянное хранение.

Предприятием могут быть сокращены периоды хранения бумаг в своем архиве до их последующей передачи на гос хранение только в тех случаях, когда прекращается деятельность предприятия, имеется нестабильность деятельности, а так же отсутствие условий для хранения бумаг.

Во время передачи бумаг на гос хранение предприятие обязано предоставить:
— все три экземпляра описей документов, которые утверждены ЭПК отдела архива
— при первой передачи бумаг на гос хранение, необходимо предоставить историческую справку предприятия
— в случаях, если были утрачены какие-либо документы, следует об этом сообщить гос архиву, предоставив справку, о неполном составе дел.

После прохождения процедуры приема бумаг, их все шифруют. Данная процедура предполагает проставление на обложке номеров фонда, описи и индексы документов.

Все документы архивов, которые прошли сверку с описью, следует увязать в специальные архивные связки. Сам процесс сдачи следует оформить актом. Предприятие, то есть сдатчик и гос архив должны расписаться на каждом экземпляре описей и на акте о всех сданных документах.
В последствии, один экземпляр составленного акта приема и две описи следует оставить в архиве и по одному экземпляру необходимо направить на последующее постоянное хранение в делопроизводственную службу предприятия. По материалам сайта www.archivespro.ru