Фев
18

О порядке передачи документов предприятия в архив

Все бумаги личного состава, и те, которые имеют постоянные сроки и временные для их последующего хранения, необходимо передавать на хранение в архивное учреждение.

Дела передаются только после создания описи документов в архив и в соответствии с созданным зав. архивом графиком, который согласуется с руководящим лицом структурных подразделений, а после передается на согласование руководителю предприятия.

Так же совместно со всеми делами в архивы передаются контрольные картотеки регистраций делопроизводственного отдела предприятия. Однако следует учитывать то, что те документы, которые относятся к временным, то есть до десятилетнего периода хранения не передаются в архивное учреждение.

Как проходит прием бумаг в архиве? При приеме бумаг, работник архивного учреждения предприятия должен проверить наличие каждого документа с составленной описью, а так же проверить грамотность оформления и формирования бумаг в дела. После того, как провелась сверка бумаг, зав архивом обязан поставить роспись в акте о приеме документов во всех годовых разделах описи, с указанием даты приема бумаг и их количества. Один из подписанных экземпляров описи необходимо передать назад, в предприятии, а остальные следует оставить в архивном учреждении.

Взаимодействие гос архива со всеми коммерческими архивными учреждениями проводиться исключительно на договорной основе, где прописываются все обязанности каждой из сторон, весь состав передаваемых бумаг, а так же указываются сроки и порядок передачи бумаг на депозитное и постоянное хранение.

Предприятием могут быть сокращены периоды хранения бумаг в своем архиве до их последующей передачи на гос хранение только в тех случаях, когда прекращается деятельность предприятия, имеется нестабильность деятельности, а так же отсутствие условий для хранения бумаг.

Во время передачи бумаг на гос хранение предприятие обязано предоставить:
— все три экземпляра описей документов, которые утверждены ЭПК отдела архива
— при первой передачи бумаг на гос хранение, необходимо предоставить историческую справку предприятия
— в случаях, если были утрачены какие-либо документы, следует об этом сообщить гос архиву, предоставив справку, о неполном составе дел.

После прохождения процедуры приема бумаг, их все шифруют. Данная процедура предполагает проставление на обложке номеров фонда, описи и индексы документов.

Все документы архивов, которые прошли сверку с описью, следует увязать в специальные архивные связки. Сам процесс сдачи следует оформить актом. Предприятие, то есть сдатчик и гос архив должны расписаться на каждом экземпляре описей и на акте о всех сданных документах.
В последствии, один экземпляр составленного акта приема и две описи следует оставить в архиве и по одному экземпляру необходимо направить на последующее постоянное хранение в делопроизводственную службу предприятия. По материалам сайта www.archivespro.ru


Прокомментировать

Пожалуйста, зарегистрируйтесь для комментирования.

Метки

Март 2025
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
 12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930
31  

Links

Свежие комментарии