Хранение документов каждого производственного предприятия

После того, как проведена архивная обработка и все бумаги оформлены в дела, проведены переплетные работы, создана номенклатура, определены все временные промежутки времени, которые должен храниться тот или иной документ, следует освободить помещение от всех лишних бумаг, отправив их на хранение в архив или на конфиденциальное хранение.

Преимущества передачи бумаг на хранение в архив:
— при необходимости производственное предприятие получит любой документ, который необходим в данный момент для работы
— обеспечение конфиденциальности хранения бумаг
— экономия достаточно дорогостоящего офисного пространства
— архивными работниками предусматривается быстрый и удобный доступ ко всем необходимым документам (это особенно важно при проведении частых проверок с проведением изъятия документации производственного предприятия)
При направлении документации на архивное хранение, следует правильно определить все сроки хранения.

Какие назначаются сроки хранения документов производственного предприятия? Все временные периоды для сохранения документов определяются специально созданной комиссией экспертов. Данной комиссией могут быть определены такие сроки хранения, как кратковременные, то есть те, у которых временные промежутки для хранения определяются как меньше десяти лет (сюда относят бумаги с одним годом хранения, трехгодовалые, пятилетние). Еще временные периоды могут быть назначены как долговременные, то есть не меньше десяти лет, к примеру, десять лет, тридцать лет, семьдесят пять и так далее). Есть еще такой вид документов, которые хранятся постоянно, но не стоит забывать и о тех, которые следует отправить на их последующую утилизацию. Следует так же отметить, что есть такие бумаги, которые следует хранить как конфиденциальные. Конфиденциальное хранение бумаг производственного предприятия.

Доступ в архив, где хранятся конфиденциальные документы производственного предприятия строго ограничен. Туда имеют право войти исключительно сотрудники архива, которые имеют доступ к секретным архивам, а так же представители производственного предприятия. Коробки с конфиденциальными бумагами в обязательном порядке, который установлен правилами архива, подвергаются опломбированию для обеспечения большей безопасности. А для наибольшей секретности, на коробах не значиться никакие наименования производственного предприятия, а простанавливаются только штрих – коды.

Так же могут быть оказаны такие услуги, как выделение бумаг с истекшими временными периодами для хранения, на которые составляется акт и которые впоследствии направляются на уничтожение макулатуры, которую так же можно провести в архивной компании, где хранятся все бумаги производственного предприятия. Однако, при предоставлении данного вида услуг, архивная компания не может просто так отправить документы на утилизацию, прежде всего она обязана это согласовать с руководителем производственного предприятия, а уже после проводить ликвидацию. По материалам сайта www.pro-hranenie.ru